Formación para la gestión

PDD: Preguntas, Dudas y Desacuerdos:
mejora de reuniones directivas

Esta técnica se basa en el uso de un formulario sencillo y de fácil aplicación.

Cada participante en la reunión tomará una hoja en blanco y la dividirá en tres partes iguales escribiendo en la superior la palabra PREGUNTAS, en la intermedia DUDAS y en la tercera DESACUERDOS.

Una vez que el expositor presenta el tema a discutir, cada uno de los participantes registra en su hoja los puntos que quiere le sean aclarados, pero haciendo hincapié en la diferencia que existe entre las tres categorías. En Preguntas escibirá todo lo que se refiera a recibir más información (por ejemplo: ¿quién ejecutará el trabajo?, ¿cuáles serán los costes estimados?, ¿de cuánto tiempo se dispone?, etc.). En esta categoría de ninguna manera se expresarán opiniones o se formularán críticas.

El coordinador de la sesión se ocupará de cuidar que las anotaciones sean hechas en la categoría adecuada.

En la segunda categoría, se apuntan aquellos puntos sobre los cuales a pesar de tener la información tenemos Dudas sobre ellos (por ejemplo: no estoy seguro de que funcione, temo que los empleados no lo acepten, etc.).

En la tercera categoría se apuntan los Desacuerdos (por ejemplo: no me parece bien que el programa no incluya bonos especiales, la propuesta me parece anacrónica, etc.).

Una vez hechas las anotaciones son tratados SÓLO los puntos que fueron registrados en la categoría «preguntas». Al terminar de dar las respuestas se solicita de los participantes que revisen las dos categorías restantes y que comprueben qué puntos pueden pasar de «dudas» a «preguntas» y cuáles de «desacuerdos» a «dudas».

Nuevamente el expositor responde a las nuevas preguntas que hayan surgido y se comprueba si no hay más puntos que pueden "ascender" en el formulario a la categoría de «preguntas».

Por último se hará referencia a las «dudas» y «desacuerdos» que hayan quedado después de los respectivos "filtrados".

En forma sorprendente los participantes descubrirán que muchos de los puntos que aparecían inicialmente como desacuerdos o resultado de un aparente escepticismo eran en realidad carencias de información relevante.

Sugerimos con entusiasmo poner a prueba esta herramienta, ¡¡¡funciona!!!